Eingangsrechnungs Prüfung, Genehmingung und Freigabe

Ab einer bestimmten Firmengröße fangen Rechnungen an sich im Haus zu verteilen, da jemand anderes als der Posteingangssachbearbeiter oder der Chef selbst kontrollieren muss, ob die Rechnung fachlich korrekt ist und bezahlt werden kann. Dies birgt aber eine Anzahl von Risiken: Verlust des Originals, Fristversäumnisse weil der Entscheider unterwegs oder vielleicht sogar krank ist, Mahnungen die vermeidbar wären bis hin zu nicht gezogenen Skonti. Die Entscheidung über ein DMS-System das hier unterstützt und zugleich in die eigene Systemlandschaft passt fällt aber kaum ein Unternehmen eben mal so. Eine kleine Rechnungsgenehmigung als Webanwendung in welcher die Rechnungen Digital freigegeben werden und eine Vertreterregelung mit Fristenüberwachung existiert, ist demgegenüber viel schneller umgesetzt und eingeführt. Diese unterrichtet zum Beispiel Genehmiger per Mail über neue Rechnungen, mahnt diese auch beim Vertreter an wenn die Prüfung nicht bis zum Fristentag erfolgt ist und unterrichtet die Buchhaltung über die Freigabe der Rechnungen. So können Zahlungsfristen besser eingehalten werden, Originale bleiben an einem zentralen Platz (üblicherweise der Buchhaltung) und das System informiert wo der Genehmigungsprozess gerade steht. (Nie wieder die Frage: “wo ist die Rechnung?”)